Time Management: 7 tecniche per lavorare meno e produrre di più-

Time Management: 7 tecniche per lavorare meno e produrre di più

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Lavorare meno e produrre di più è il sogno di tanti, forse di tutti.

Come riuscire in questa missione? Il segreto è solo uno: migliorare la qualità. 
C’è un’espressione inglese che sintetizza il ragionamento: work smarter, not harder. 
Se lavori in maniera furba e intelligente, non avrai bisogno di lasciare l’ufficio solo all’ora di cena (o ancora più tardi).

Ecco 7 strategie per aiutarti a risparmiare tempo e lavorare meglio.

1 Inizia prima, finisci primaPrendi la buona abitudine di svegliarti presto e iniziare presto con il lavoro. Le prime ore del mattino, quando tutto è tranquillo e le energie sono fresche, rappresentano un ottimo momento di alta produttività. Molte persone raccontano di poter raddoppiare le cose fatte in queste ore rispetto a quelle serali: provare per credere.

2 Datti delle priorità. Tendenzialmente si cerca di sbrigare prima le cose più semplici, lasciando per ultimo le più complesse. Cerca di ribaltare questa logica dando più importanza alle cose più difficili, iniziando a completarle dalla mattina. In questo modo potrai toglierti il pensiero e dedicare il resto del tempo al lavoro più semplice.

3 Concentrazione, concentrazione, concentrazione. C’è una vecchia regola che sottolinea come il 20% del lavoro possa produrre l’80% dei risultati. Impara a ignorare tutto quello che ti può distrarre. Non leggere le news ogni 15 minuti, limita al minimo il controllo delle mail restringendolo a dei momenti precisi. Il tempo è denaro, ogni minuto ha un valore enorme: tienilo sempre presente, usa ogni momento al meglio.

4 Gestisci le interruzioni. Come appena detto, ogni interruzione comporta una grande perdita di tempo per ritrovare la concentrazione perduta. Limita al minimo o azzera le interruzioni mentre lavori. Organizza il tuo tempo in blocchi durante i quali non puoi essere disturbato, fissa delle mini riunioni con i tuoi collaboratori in momenti ben precisi da rispettare.

5 Non farti travolgere dal multitasking. Sentirai spesso dire che il multitasking è la parola del decennio e che tutti dobbiamo imparare a conviverci. Permettiti di dissentire. Non fare tutto insieme: dividi il tuo lavoro per obiettivi e lavora raggiungendoli uno dopo l’altro: è la maniera migliore per avere degli ottimi risultati.

6 Organizza le tue mail. Non lasciare che le mail invadano il tuo spazio. Impara a organizzare la tua vita e la tua casella.

  • Fissa dei momenti precisi da dedicare alle mail, magari nei momenti meno produttivi. Comunica questi orari ai tuoi corrispondenti.
  • Crea dei folder come “Leggi dopo” e “Urgente”, per stabilire delle priorità.
  • Elimina le cose da leggere di cui non hai bisogno.
  • Disattiva le notifiche del tuo account mail per evitare la tentazione di controllarlo continuamente.

7 Organizza il tuo lavoro (come un giapponese). Spazio e metodo di lavoro organizzati rappresentano ottimi elementi per aumentare la produttività. Per farlo al meglio, utilizza il sistema delle 5S, rilevato dalla cultura giapponese.

  • SEIRI (Classifica, sistema). Parti dal tuo spazio di lavoro. Elimina tutto quello di cui non avresti bisogno, anche gli oggetti più piccoli. Lascia solo le cose essenziali.
  • SEITON (Riordina). Una volta che hai lasciato solo le cose realmente utili, riordinale in posizioni comode facilmente accessibili.
  • SEISO (Pulisci sistematicamente). Elimina gli oggetti inutili che quotidianamente possono accumularsi nel tuo spazio.
  • SEIKETSU (Riordina sistematicamente). Mantieni quotidianamente pulito e ordinato il tuo ambiente di lavoro.
  • SHITSUKE (Mantieni le buone abitudini). Questo può essere il passo più difficile: fai diventare queste maniere vere e proprie abitudini, per farle diventare parte integrante del tuo comportamento.

Una volta imparato a organizzarti al meglio, secondo un tuo metodo personale, ti ritroverai a divenire naturalmente e tranquillamente più produttivo, ritrovandoti più tempo libero a disposizione.

L’importante non è avere sempre più quantità di tempo a disposizione, ma imparare a usare al meglio quella che si ha.

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