Nell’ultimo anno, il mondo degli eventi è stato travolto da un vortice di evoluzione, cambiamenti ed innovazione che ne ha ridefinito per sempre la loro natura.

Da un giorno all’altro organizzazioni, grandi e piccole aziende di tutto il mondo si sono trovate a dover ripensare i formati, i processi e le modalità di incontro per consentire a dipendenti, collaboratori e stakeholder una continuità di relazione e comunicazione.

Tutti ricorderete – in particolar modo tutti quegli event manager che nei primi mesi del 2020 avranno fatto le ore piccole – la corsa sfrenata alla piattaforma di live streaming più e efficiente e performante, per trasformare tutti gli eventi in programma dalla modalità fisica all’online.

Ma cosa intendiamo per eventi virtuali e ibridi?

• Per eventi virtuali intendiamo tutta quella tipologia di eventi che si servono di strumenti digitali per consentire ai partecipanti di incontrarsi in uno spazio interamente online.
• Gli eventi ibridi invece sono quelli che si servono del digitale per integrare ed unire l’esperienza del pubblico in presenza con quello che partecipa da remoto.

Sia chiaro. Entrambi i format esistevano da tempo, ma solo con la pandemia e il distanziamento forzato ne abbiamo compreso le reali potenzialità e opportunità: dalla possibilità di arrivare a pubblici e platee più ampie a quella di ospitare speaker di rilievo da remoto, abbattendo notevolmente i costi e ogni vincolo di spazio; passando per l’opportunità di monitorare e raccogliere i dati in modo sistematico sul comportamento e sulle esigenze dei pubblici.

Quello che sembrava essere quindi un trend passeggero, è diventato ben presto il nuovo paradigma della event industry.

Tutto è evento

Quando parliamo di eventi virtuali è bene chiarire che non facciamo riferimento esclusivamente a mega convegni internazionali fra i top manager dell’iperuranio. Possono essere occasioni di incontro  come webinar, videoconferenze, corsi di formazione o semplici attività di networking.

Ciascuno di essi avrà dimensioni, formati e target diversi, e si servirà di strumenti specifici a seconda degli obiettivi di riferimento.

C’è da dire che nessuna piattaforma di live streaming, nessun tool di supporto alla gestione e neanche il più potente degli strumenti di engagement sarà mai in grado di far vivere un’esperienza immersiva, senza un team di lavoro collaborativo e coordinato, in cui ogni membro possiede le competenze e le capacità per svolgere il proprio ruolo.

5 figure indispensabili per organizzare un evento virtuale

Abbiamo chiesto a Maria Salluzzo, nostra event manager e docente del nostro prossimo Bootcamp Eventi Virtuali – seconda edizione, quali sono le 5 figure indispensabili all’interno di un team che vuole organizzare un evento virtuale.

Il format online, accanto a tutte le figure necessarie per l’organizzazione di un evento fisico, come l’event manager, il social media manager, la segreteria organizzativa e il graphic designer, prevede una serie di figure professionali essenziali e di supporto.

Figure essenziali

• Community manager: è la figura professionale che gestisce e promuove l’interazione con tutti i partecipanti collegati da remoto col fine di coinvolgerli, per mezzo di attività di gaming, sondaggi, e piccole sessioni di Q&A.
• Tecnico di produzione: responsabile della messa online, può essere considerato come il regista dell’intero evento, e perciò deve avere capacità di gestione degli strumenti e dei software di produzione.
• Moderatore: è la figura che coordina le attività di moderazione e presentazione: interagisce con gli speaker, modera le discussioni fra gli ospiti; non si limita a “presentare”, ma guida l’intero processo di dialogo fra i presenti, dettando i tempi e i ritmi di intervento; è il trait-d’union di tutti i momenti di interazione che si susseguono dall’inizio alla fine dell’evento.

Figure di supporto

• Assistente di produzione: collabora con il tecnico di produzione, occupandosi della gestione degli ospiti prima di fare l’ingresso nella diretta, così come può controllare la qualità audio video durante la live.
• Help desk: fornisce assistenza tecnica ai partecipanti collegati da remoto per risolvere eventuali difficoltà di accesso alla piattaforma o problemi nelle varie attività di interazione.

E per gli eventi ibridi?

In questo caso, Il tipo di figure e la stessa struttura dell’evento dipenderanno da una serie di variabili come la tipologia dell’evento, il numero di partecipanti, la presenza di sponsor e partner.

In sintesi, per un numero di persone in presenza (possono essere il conduttore, i relatori, i tecnici di produzione e una porzione di pubblico) ce ne sarà un altro più o meno grande collegato da remoto.

Per creare un ponte fra la dimensione fisica e quella digitale, dovranno aggiungersi alle figure già citate altri due professionisti, ossia un tecnico di ripresa che si occuperà di riprendere l’evento e un’assistente alla connessione, che dovrà monitorarne periodicamente la stabilità.

Anche con una componente digitale così dominante, le persone restano la chiave di volta di ogni evento. Sarà compito loro creare un’esperienza completa e memorabile per tutti i partecipanti.

Ed è dalle persone e dalle loro esperienze che partiremo martedì 16 novembre alle ore 15 e 30, per la prima lezione del nostro bootcamp Eventi Virtuali.

Se vuoi essere dei nostri, hai ancora qualche giorno per iscriverti.

Ti aspettiamo nell’aula virtuale della piattaforma di Open Campus!